(Available in English)
Le Tribunal des droits de la personne de l'Ontario (le Tribunal) a établi les directives suivantes pour toute communication avec le Tribunal. Les directives décrites ci-dessous sont publiées à titre d'information générale uniquement. Elles ne constituent pas des règles au sens des Règles de procédure du Tribunal. Le Tribunal peut modifier ces directives s'il l'estime approprié.
Les formulaires de requête et de réponse doivent contenir des coordonnées complètes et exactes. Si vos coordonnées changent, vous devez en informer le Tribunal et les autres parties par écrit.
Pour plus de renseignements sur comment remplir les formulaires, veuillez consulter les guides affichés sur le site Web du Tribunal (https://tribunalsontario.ca/tdpo/).
En règle générale, le Tribunal envoie les documents importants aux parties par courriel. Toutefois, si une partie a précisé qu'elle n'a pas accès au courriel, le Tribunal pourrait adopter un autre moyen de communication indiqué dans la requête (formulaire 1) ou la réponse (formulaire 2).
Si une partie est représentée, le Tribunal et les autres parties sont obligés de traiter avec le représentant.
Pour ses communications écrites, le Tribunal ne communiquera généralement qu'avec le représentant. Il est de la responsabilité de ce dernier de tenir son client informé. Cependant, si le représentant n'est pas titulaire d'un permis délivré par le Barreau du Haut-Canada, le Tribunal communiquera normalement avec la partie et le représentant.
Le représentant qui cesse de représenter une partie doit en informer le Tribunal et les autres parties, par écrit, et fournir les coordonnées à jour soit de la partie qu'il cesse de représenter, soit du nouveau représentant.
Le Tribunal encourage les parties à résoudre leurs différends à n'importe quelle étape de la procédure. À cette fin, les parties peuvent recourir au processus de médiation du Tribunal ou entretenir entre elles des discussions moins formelles sans l'intervention du Tribunal. Sous réserve d'une instruction contraire du Tribunal, les parties sont encouragées à négocier un règlement à l'amiable directement entre elles ou, si elles sont représentées, par l'intermédiaire de leurs représentants.
Les décisions définitives et les décisions provisoires du Tribunal sont affichées en ligne sur le site Web CanLII, www.canlii.org, qui est consultable gratuitement. Un lien est indiqué à la section Décisions du site Web du Tribunal, à tribunauxdecisionnelsontario.ca/tdpo. Les décisions sont également affichées sur les sites Web du Canadian Human Rights Reporter et de Lexis-Nexis, qui sont consultables par abonnement.
Le Tribunal veille à ce que les parties reçoivent les décisions rapidement, avant qu'elles ne soient affichées publiquement. Le Tribunal enverra la décision aux parties par courriel ou, si elles sont représentées, à leurs représentants. Le Tribunal peut également adopter un autre moyen de communication si une partie indique dans sa requête (formulaire 1) ou sa réponse (formulaire 2) qu'elle n'a pas accès au courriel.
Toutes communication avec le Tribunal concernant des dossiers, y compris les courriels, doit être adressée au greffier avec copie aux autres parties. Si cette règle n'est pas respectée, les communications concernées ne seront pas acceptées.
Les coordonnées à utiliser sont indiquées sur le site Web du Tribunal (tribunauxdecisionnelsontario.ca/tdpo).
Il n'est pas acceptable d'écrire directement à un vice-président ou à un arbitre.
Dans toutes les communications écrites, veuillez utiliser l'objet suivant :
Numéro de dossier du Tribunal
Nom de famille du requérant c. nom de famille de l'intimé ou nom de l'organisme
Par exemple :
Numéro de dossier du Tribunal
2009-12345-I, Jones c. Acme Manufacturing
Le tribunal permet la transmission de communications par courrier électronique, une méthode efficace et efficiente. Cependant, les courriels causent parfois des problèmes.
Comme il est facile de joindre des documents à un courriel, les parties joignent parfois des documents inutiles et très gros. Les pièces jointes à un courriel ne doivent pas dépasser 30Mo.
Parfois, les parties considèrent le courriel comme un mode de communication moins formel et oublient d'ajouter les autres parties en copie ou copient les documents à des personnes qui ne participent pas directement aux procédures. Il est important de ne pas oublier que les courriels seront sauvegardés et conservés dans les dossiers du Tribunal au même titre que les lettres.
Même si le courriel est une méthode de communication efficiente, les parties ne devraient pas s'attendre à recevoir une réponse immédiate. Le Tribunal répondra à toutes les formes de communication dans les meilleurs délais, conformément aux Normes communes de service de la fonction publique de l'Ontario.
En cas de non-respect répété des règles du Tribunal en matière de communications par courriel, le Tribunal pourrait rendre une ordonnance ou une directive interdisant à la personne concernée d'utiliser cette méthode de communication.
Les parties qui déposent au Tribunal des documents reliés doivent y déposer soit un deuxième exemplaire pas relié soit une version électronique de chaque document.
Le Tribunal s'efforce de mettre en œuvre des processus rapides et accessibles, respectueux des principes établis dans le Code des droits de la personne, en vue d'aider les parties à régler leurs différends. Les communications qui sont excessivement longues ou répétitives ou qui manquent de respect envers un autre participant ou le Tribunal pourraient être rejetées.